Kinh nghiệm đồng bộ Shopee và Kiotviet

dong bo (1)

#đồng_bộ #quản_lý #kiotviet
Đồng bộ hóa là công thức “thần thánh” mà tất cả các shop đều cần đến, vì việc bán hàng ở quá 2 kênh là khiến cho việc quản lý trở lên “điên đầu” và vô cùng mệt mỏi. Ở post trước mình có nói về kinh nghiệm quản lý bán hàng bằng phần mềm Kiotviet, trong đó “vấn nạn” lớn nhất mình nhắc tới là sự KHÔNG đồng bộ giữa KOV và Shopee, khiến nhà mình phải làm hoàn toàn bằng tay, tức in đơn từ Shopee, sau đó nhập vào KOV.

Đợt này KOV đã “đàm phán” được với Shopee, nên mình sẽ review và lưu ý về quá trình đồng bộ giữ KOV và Shopee của nhà mình nhé. Mình hi vọng post sẽ hữu ích cho mọi người nè. PS) Có phần mềm đồng bộ với Shopee trước KOV là Sappro thì mình chưa xài nên mình không rành lắm.

Cài đặt:

Cái này là cài đặt tương đối đơn giản, bạn liên kết API trên KOV và Shopee là được. Cách nhanh nhất bạn gọi KOV hỗ trợ chỉ mất khoảng 2-3 phút

Lưu ý: KOV và Shopee đồng bộ theo SKU của sản phẩm, do đó trước khi kết nối API thì bạn cần cập nhật sản phẩm trên Shopee theo đúng SKU có trên KOV nha. Việc này đòi hỏi chính xác cao vì sai SKU thì sẽ sai hệ thống luôn á.

Cập nhật tồn kho:

Tồn kho Shopee sẽ được đồng bộ đúng với Tồn kho chi nhánh của bạn trên KOV.

+) Ưu điểm: thì mình không chỉnh sửa và cập nhật tồn kho Shopee bằng tay như mọi khi. Tối ưu hóa được thời gian và công sức cũng tối ưu hóa được đơn hàng (vì nhiều khi hàng vẫn còn mà quên vào kho Shopee để bán )

+) Nhược điểm: Số liệu KOV của bạn phải chính xác

Lưu ý: Đồng bộ API là dựa vào công nghệ Cloud Computing (công nghệ đám may), do đó tùy vào hệ thống của Shopee và KOV mà sẽ có thời gian chết (thời gian cập nhật số liệu). Ví dụ đơn giản như thế này, nếu 01 sản phẩm được bán khỏi kho KOV thì tầm 3-5 phút sau kho bên Shopee mới cập nhật. Để chắc chắn 100% không sai sót thì bạn phải tách riêng 01 chi nhánh cho Shopee tại KOV.

Nhà mình thì không đủ tồn kho và nhân lực, nên dùng chung 01 chi nhánh cho kho Shopee và Lazada, dẫn tới tình trạng. Nếu trong kho KOV chỉ còn 01 sản phẩm, khách Lazada đã đặt, thì phải 3-5’ sau tồn kho của KOV mới về 0 (hết hàng), và phải 3-5’ nữa thì kho của Shopee mới về 0 (hết hàng), nên trong khoảng 5-10’ này khách Shopee vẫn đặt được đơn (dù thực tế kho hàng đã hết), vì vậy, buộc phải hủy 1 trong 2 đơn hàng. Nếu bạn đồng bộ chồng chéo, cả tại cửa hàng, hàng ở website, hàng ở Lazada và hàng ở Shopee vào chung một chi nhánh trên KOV, thì việc hủy đơn này sẽ diễn ra thường xuyên hơn.

Giải pháp: (1) tách từng chi nhánh KOV cho từng kênh bán hàng thì bạn phải chú ý tới việc hàng luân chuyển giữa các chi nhánh để đảm bảo tối ưu hóa việc tồn kho; (2) chú ý và cẩn thận hơn những hàng tồn ít số lượng 01-02 sản phẩm, vì hủy đơn ở đâu cũng đều sẽ ăn tạ vào đầu đau điếng 

Cập nhật vể giá:

+) Ưu điểm: Bạn cũng GẦN NHƯ không cần chỉnh sửa giá trên Shopee bởi vì giá cũng sẽ được đồng bộ từ KOV lên Shopee nhé.

+) Nhược điểm: Các sản phẩm nằm trong chương trình khuyến mãi đang chạy trên Shopee sẽ không được đồng bộ giá à Điều này thực sự kiến nghị KOV và Shopee chỉnh sửa nha

Ví dụ, sản phẩm Kem dưỡng Neutrogena bên Shopee đang chạy sales từ 420k xuống 350k, đồng nghĩa với giá bên KOV là 350k (KOV là nguồn mà), nếu bạn muốn tăng giá bán lên 400k bên KOV thì bạn cần phải chỉnh sửa giá bằng tay bên Shopee.
Tích cực mà nói thì điều này cũng không hẳn xấu, vì biết đâu đồng bộ lằng nhằng lại bị Shopee quy tội “tăng giá bất hợp lý” mà ăn tạ vào đầu. Nhưng về cơ bản, KOV có thể cho phép tạo một chương trình tương tự Shopee và cho phép đồng bộ giá. Vì khuyến mãi thì ghi được 01 điểm CỘNG với khách, nhưng giá không đồng bộ giữa các kênh mà khách phát hiện ra bị mua đắt thì ăn ngay 10 điểm TRỪ như chơi

Cập nhật đơn hàng:

+) Ưu điểm: Đơn hàng sẽ được cập nhật đúng theo tình trạng thực tế, (1) đã giao hàng cho bên vận chuyển; (2) đã giao hàng cho khách; (3) đã thanh toán.

+) Nhược điểm: Đây không hẳn là nhược điểm mà đúng hơn là điểm chưa hoàn thiện trong quá trình đồng bộ hóa

1. Tình trạng đơn hàng được HIỂU khác nhau về THỜI ĐIỂM giữa Shopee và KOV. Đối với KOV khi phát sinh đơn hàng thì ghi nhận “ Phiếu Tạm”, sau khi giao hàng cho bên vận chuyển thì phiếu tạm sẽ chuyển sang “Hóa Đơn”, nhưng “ Hóa Đơn” này sẽ có có tình trạng giao hàng là “Chưa Giao hàng” và ghi nhận” Khách hàng nợ”. Sau khi Shopee giao hàng thành công cho khách thì KOV sẽ cập nhật tình trạng đơn hàng thành “ Giao thành công” nhưng vẫn ghi nhận “Khách hàng nợ”. Vì vậy cuối tháng hoặc sau 10-15 ngày thì cần xuất File doanh thu từ shopee để lập phiếu thu với các đơn hàng shopee đã giao thành công (Điểm này giúp kiểm soát được từng đơn doanh thu xem shopee có chuyển doanh thu đúng và đủ không). Tất cả những đơn giao không thành công KOV sẽ không chuyển trạng thái giao hàng, vì vậy khi hàng hoàn về nhân viên tự cập nhật trạng thái bằng tay (Điểm này giúp kiểm soát được đơn giao không thành công trên shopee đã hoàn về kho hay chưa)

2. Vì đơn hàng Shopee sẽ tự động được đẩy về KOV, do đó, khó khăn trong khâu kiểm soát hàng. Để mình ví dụ nhé:
Quy trình xử lý đơn hàng cũ của nhà mình: (1) In đơn hàng Shopee; (2) Nhặt hàng theo đơn Shopee; (3) Nhập hàng (đã nhặt) vào KOV và so sánh với đơn hàng đã in ở Shopee.

Khâu (3) này hỗ trợ nếu nhân viên nhặt hàng sai ở khâu (2) thì nhân viên làm ở khâu (3) sẽ phát hiện ra và tiến hành xử lý kịp thời, giảm thiểu tối đa sai sót xảy ra do xuất nhầm hàng, đồng nghĩa với tăng tính tin cậy của số liệu KOV. Nhờ có khâu (3) mà tổng kiểm kho 6 tháng của nhà tớ sai lệch chỉ tính bằng đơn vị 0.5% (gần như không sai sót). Và nếu khách báo đơn hàng ship nhầm, chỉ cần vào KOV thấy đơn hàng khác với đơn Shopee là biết ngay mình nhầm thật hay không. Xử lý khiếu nại vì vậy đơn giản hơn nhiều cho nhân viên tư vấn (không làm việc tại kho).

Quy trình xử lý đơn hàng với sau đồng bộ: (1) In đơn hàng Shopee; (2) Nhặt theo đơn hàng Shopee; không có khâu (3) vì khi này Đơn hàng Shopee đã được tự động đồng bộ với Đơn hàng KOV. Hậu quả, sau 5 ngày thì nhầm tùm lum, nhầm rồi cũng không thể nào kiểm tra lại được vì không có số liệu giữ KOV và Shopee để so sánh. Chưa kể khi khách khiếu nại nhầm, nhân viên tư vấn (làm việc 14/24 giờ) phải đợi nhân viên kho (làm việc 8/24 giờ) kiểm tra bằng việc soi camera (rất chậm do còn phải đóng hàng và kiểm hàng nữa). Nhà tớ vì thế mà trở lên đại loạn.

Cách giải quyết: Đảo lại quy trình (1) In đơn hàng trên KOV (có mã SKU giúp kiểm soát nhặt hàng đã đúng chưa); (2) In đơn hàng trên Shopee; (3) Xếp hàng và gói hàng theo đơn Shopee.
Thời điểm cập nhật:

Một lưu ý quan trọng, là khi bắt đầu cập nhật, thì Shopee sẽ TỪ TỪ đẩy đơn về KOV, đồng nghĩa với việc TRÙNG LẶP giữa đơn hàng cũ và mới. Như tớ đã nói ở trên về cách HIỂU khác nhau trong khi nhận THỜI ĐIỂM giữa Shopee và KOV. Ví dụ, ngày đồng bộ là A, thì các đơn hàng từ A-3, A-7 thậm chí A-10 ngày trước vẫn sẽ được Shopee đồng bộ vào KOV (vì vẫn trong tình trạng đang được xử lý). Các bạn thật thật chú ý điểm này, vì nhà tớ không biết, cuối cùng phải ngồi nhặt và xóa từng đơn … bằng tay hayaaaaaa

Một lưu ý nữa là đừng có CẮT rồi NỐI lại API, vì mỗi lần như thế, Shopee sẽ lại tiến hành đồng bộ từ đầu, và tình trạng TRÙNG LẶP đơn như mình nói ở trên sẽ càng nghiêm trọng hơn. Do đó, một khi đồng bộ mà phát sinh vấn đề thì bạn nhớ giải giải quyết luôn đừng TẠM THỜI ngắt kết nối API rồi lại kết nối lại, loạn vô cùng. Tớ làm 2 phát và bị nhân viên mắng cho sấp mặt hahaha

Chăm sóc khách hàng:

Nói chung cả Shopee và KOV đều nổi tiếng về thái độ nhiệt tình trong chăm sóc khách hàng rồi, đây tớ chỉ đề cập chung về việc đồng bộ. Nhân viên tư vấn của cả hai đều chưa thực sự hiểu lắm về những phát sinh trong quá trình đồng bộ, cũng không thể trách được các bạn vì việc này còn mới, mà những phát sinh thì khùm khuằm, nhưng shop rất cảm ơn sự nhiệt tình của đội ngũ kĩ thuật viên của KOV. Thực sự khuyên mọi người nếu chưa dùng phần mềm nào thì KOV là một sự lựa chọn sáng giá.

Cá nhân tớ rất hài lòng với KOV, tuy nhiên, tiện đây cũng góp ý KOV cần có bảng báo giá transparent hơn, bởi thực sự, giá và quy định thay đổi chóng mặt, lại chỉ ưu đãi khách hàng mới, khiến cho bên bạn cũng mất điểm tương đối nha. Khi báo giá bạn cũng nói rõ các gói khác nhau ví dụ, gói 1 chi nhánh sẽ như thế nào, nếu mở rộng thêm chi nhánh sẽ như thế nào, để khách có thể hình dung về tổng số tiền sẽ phải chi trả, và khi bị đội giá sẽ không có cảm giác bị hụt hẫng.

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s